Respuesta corta
Una apostilla es una autenticación que permite que cualquier documento gubernamental se utilice en un país extranjero que también haya firmado el Tratado de la Apostilla, también llamado la Convención de la Apostilla. Sí, son molestas de obtener, dependiendo de la jurisdicción, pero antes de las apostillas el proceso de autenticación era en realidad mucho, mucho peor.
Respuesta larga
¿Por qué necesita mi documento estar apostillado? Bueno, primero respondamos a esta pregunta ¿Qué es una apostilla? Una apostilla es la autenticación de la firma de un funcionario en un documento público (gubernamental) para su uso en otro país, debido a que dicho otro país no puede simplemente suponer que cualquier documento extranjero que se le entregue sea auténtico.
Ahora examinemos cómo se realiza realmente esta autenticación y qué implica.
Todos los documentos públicos generalmente llevan la firma de algún funcionario público: tal vez un juez, tal vez un fiscal del Estado, tal vez un notario, tal vez un senador, tal vez el director de algún departamento gubernamental o algún subsecretario. La realidad es que las firmas en la mayoría de los documentos que necesitarás obtener son simplemente las de funcionarios que ciertamente son importantes para que los engranajes del Estado burocrático sigan girando, pero nadie de quien debas preocuparte realmente. Para dar un ejemplo, la firma que adorna las verificaciones de antecedentes del FBI que muchos de nuestros clientes obtienen es la del jefe de la Sección del Servicio de Biometría del FBI, que a su vez forma parte de la División de Servicios de Información de Justicia Penal de la agencia... fascinante, ¿verdad? Sin embargo, un chequeo de antecedentes del FBI no podría considerarse un documento público auténtico sin llevar la firma de este funcionario.
¿Qué hace ahora una apostilla? Una apostilla autentica esa firma como auténtico. En otras palabras, en el acto de apostillar un certificado de antecedentes penales (o cualquier otro documento público), el estado está diciendo: “Sí, este tipo realmente trabaja para nosotros y realmente firmó este documento”.”
Es importante señalar que la apostilla autentica esta firma pero nada más. De ningún modo autentica el contenido del documento. De hecho, los documentos ocasionalmente contienen errores. Los antecedentes penales del FBI, por ejemplo, si muestran algún historial de arrestos, son verdaderos vertederos de datos: todo lo que el departamento de policía que realizó el arresto anotó va ahí. En nuestro trabajo hemos visto nombres mal escritos, fechas de nacimiento incorrectas, lo que se imagino. Todo esto es perfectamente apostillable y, de hecho, puede entregarse a otros gobiernos y utilizarse en otros países porque, nuevamente, en ningún momento Estados Unidos está diciendo: “Sí, el contenido de este documento es súper hiper correcto”, sino que simplemente están diciendo: “Sí, esa es realmente la firma de este funcionario que tenemos registrada”.”
Extraño, ¿verdad?
¿Por qué todos estos documentos necesitan apostilla?
Con algunas excepciones, cada documento público necesita estar apostillado para su uso en el extranjero porque otro país no puede simplemente creerle a cualquiera bajo su palabra de que este documento realmente proviene del país de donde dice ser. Eso implicaría simplemente confiar en cualquier persona al azar, digamos, pidiendo la residencia (“¡Sí, juro que no soy un delincuente!”). Y eso simplemente no va a suceder.
Para estar seguros, la apostilla en sí es una gran mejora. legalización. Es un proceso que muchos países todavía utilizan, ya que no todos los países son miembros del Tratado de la Apostilla, aunque a lo largo de las décadas cada vez más se han adherido. Este proceso de legalización puede ser extremadamente largo porque involucra toda una cadena de firmas. Un caso sencillo transcurre más o menos de la siguiente manera:
- Obtener documento público firmado por funcionario público.
- Certifica la firma de dicho funcionario en el organismo equivalente al Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen. Durante este proceso, un funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores firma el documento, certificando así la firma para el paso #1.
- Certifica la firma del funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores en la embajada del país de destino situada en el país de origen (por ejemplo, en el caso de un documento estadounidense, certifica un documento destinado a España en la embajada española en Estados Unidos). De este modo se certifica la firma del funcionario para el paso #2.
Esto implicó una gran cantidad de pasos, en los que cada paso autenticaba al anterior, y en muchos casos implicó incluso más pasos que los enumerados anteriormente. A veces, los sub Jefes de departamento deben ser autenticados por sus superiores y solo entonces el ministerio de asuntos exteriores del gobierno central puede autenticar el documento. Para simplificar este lío, muchos países se unieron y crearon el proceso de un solo paso que hoy conocemos como apostilla.
¿Por qué se llama apostilla de La Haya? ¿Es diferente de una apostilla normal?
No hay diferencia. El Convenio de la Apostilla fue creado y firmado inicialmente en La Haya, en los Países Bajos. Eso es todo.
¿Por qué no todos los países son signatarios del Convenio de la Apostilla?
Porque para firmar deben contar con estándares básicos de seguridad e infraestructura de seguridad para que la autenticación funcione realmente. De lo contrario, el fraude puede aumentar. Recuerde que la apostilla reemplaza un proceso de varios pasos que involucra una cadena de autenticaciones, cada una de las cuales autentica el paso anterior, por una autenticación simple en una sola ventanilla.
Exactamente cuáles podrían ser esos estándares no es particularmente relevante aquí, pero baste decir que en, digamos, un país en desarrollo, es posible que si se adhirieran al tratado de la apostilla, el fraude pudiera dispararse bastante. De hecho, en los últimos 20 años, muchos países en desarrollo se han adherido al tratado a medida que invertían en infraestructura digital, verificación de documentos similar a los códigos QR y cosas por el estilo.
Muchos documentos de EE. UU. parecen requerir apostillas estatales de EE. UU. ¿Por qué?
Esto pasa mucho en Estados Unidos y Canadá porque muchos documentos esenciales provienen de estados o provincias individuales, no del gobierno federal.
Recuerde que una apostilla es una autenticación de la firma de un funcionario público. Por lo tanto, la apostilla debe provenir en última instancia de la misma jurisdicción que emitió el documento. En el caso de un documento de un estado de EE. UU., el estado en cuestión debe apostillarlo: un funcionario de California no es un funcionario federal; trabaja para California. Del mismo modo, un funcionario del FBI no es un funcionario de California; trabaja para el gobierno federal.
Esto ciertamente crea la extraña situación en la que California no firmó el Tratado de la Apostilla, lo hizo Estados Unidos, y sin embargo, California está obligada a emitir apostillas. Así es como funciona el mundo, sin embargo.
Se me exige apostillar un documento privado
Esto puede suceder. A veces se requiere que los documentos privados (es decir, no gubernamentales) estén apostillados. Esto ocurre a menudo porque un tipo de documento es público en el país que lo solicita, pero no en el país de origen. Las declaraciones de impuestos son un caso común que encontramos en nuestro trabajo. Las declaraciones de impuestos son documentos públicos en España, por lo que España exige apostillas, pero no son documentos públicos en muchos otros lugares.
¿Cómo funciona esto entonces, ya que los documentos privados no llevan la firma de ningún funcionario público?
En este caso, el primer paso es convertir el documento privado en un documento público haciendo que un funcionario público lo firme. Esto se hace generalmente mediante una notarización. ¡En este caso el notario firma el documento, y el notario es un funcionario público! Por lo tanto, la apostilla autentica la firma del notario.
Y ahí lo tienes, las apostillas en pocas palabras.